Poslovni sastanci: Ubice vremena
Prema određenim istraživanjima poslovni sastanci ne samo da oduzimaju dragoceno vreme, već predstavljaju i znatan trošak. U Sjedinjenim Američkim Državama svake godine potroši se više od 37 milijardi dolara na neproduktivne sastanke, a čak 67 odsto menadžera smatra da su sastanci upravo takvi.
Više od 15 odsto vremena u okviru jedne organizacije potroši se na sastanke različite vrste. Srednji menadžment 35 odsto svog vremena provodi na njima, viši čak polovinu. Za pripremu poslovnih okupljanja koja služe samo za saopštavanje najnovijih informacija uglavnom se utroši četiri sata nedeljno.
A šta je to što koči produktivnost? Na prvom mestu multitasking – čak 92 odsto zaposlenih nije potpuno fokusirano, jer obavlja dodatne poslove tokom sastanka, a polovina njih obavlja i poslove koji nisu vezani za sam sastanak. Sledi proveravanje elektronske pošte što na sastancima praktikuje 69 odsto osoba.
Problem predstavljaju i sastanci u vidu konferencijskih poziva, jer je učesnicima teško da prate tok i budu dovoljno angažovani. Dodatna opstrukcija u ovom slučaju je i činjenica da se sagovornici ne vide. Naime, 80 odsto poruka koje primamo predstavljaju neverbalnu komunikaciju i govor tela koji je potpuno isključen tokom konferencijskih poziva.
Vođenje efikasnih sastanaka je veština koja može da nauči, a s obzirom na vreme koje se utroši na ovakve poslovne skupove, kompanije bi morale ozbiljno da se pozabave ovim problemom. I u ovoj oblasti neophodan je time management. Pomoću planiranja, postavljanjem ciljeva, delegiranjem poslova, određivanjem prioriteta, sastanci mogu postati efikasniji.
Pre zakazivanja bilo kog sastanka, najpre bi trebalo postaviti tri pitanja:
1. Da li je sastanak zaista neophodan? Treba istražiti da li postoje opcije koje će zaposlenima oduzeti manje vremena, a dovesti do traženih rezultata.
2. Ko bi trebalo da prisustvuje? Budite precizni i navedite čije prisustvo je obavezno, a čije opcionalno. Što veći broj ljudi prisustvuje sastanku, tako opada i produktivnost. Većina prisutnih složiće se sa mišljenjem kolega, umesto da izraze svoje mišljenje i ideje. Jeff Bezos, osnivač Amazona, ima zanimljivo rešenje za ovaj problem. Bezos je uvek želeo decentralizovanu kompaniju koja će posebnu prednost davati pojedinačnom, umesto grupnom mišljenju. Stoga je ustanovio koncept ’dve pice’ – nikada ne držite sastanak ukoliko dve pice ne mogu da nahrane sve prisutne.
3. Kako obezbediti fokus na temu sastanka i interakciju svih prisutnih? Organizujte kratke sastanke od maksimalno 30 minuta. Pritom poštujte tuđe vreme – potrudite se da sastanci počinju i završavaju se na vreme. Odredite jasne ciljeve svakog okupljanja koji će biti naglašeni u materijalu neophodnom za sastanak. Sav neophodan materijal pošaljite ranije svima koji će učestvovati, a vreme iskoristite za diskusiju. Obezbedite plan. Svaki sastanak trebalo bi da ima agendu kako bi prisutni znali na šta treba da se fokusiraju i kako bi pratili raspored.
Izbegavajte monologe. Mnogi poslovni sastanci traju u nedogled i ne vode nikuda zbog nekoliko ljudi koji dominiraju. Prema Leigh Thompsonu, profesoru Kellogg škole menadžmenta i autoru knjige ’Kreativna zavera’, na tipičnom sastanku od osam osoba, tri će pričati 70 odsto celokupnog vremena. Ovakva situacija u potpunosti blokira komunikaciju.
Umesto da svako izloži svoju ideju, bolje rešenje je da ih svako zapiše, predlaže Thompson. Nek budu anonimne i zabranite deklarisanje i nagađanje autora pojedinačne ideje. Odredite koje ideje smatrate najboljim i dodelite ih timu. Ova tehnika će značajno doprineti broju predloga i stvoriti novu perspektivu predloženih ideja. Preskakanjem izlaganja sprečićete dominantne ličnosti da preuzmu diskusiju.
Svaki sastanak završite sumiranjem koraka koji su neophodni kako bi se postigao cilj. Takav plan, sa tačno utvrđenim osobama koje su odgovorne za izvršenje pojedinih koraka pošaljite svima koji su prisustvovali sastanku. Na ovaj način izbećićete moguću konfuziju, kao i eventualno još jedan sastanak na kom bi razjasnili ponovo šta se od koga očekuje.
Pokušajte da uvedete alternativne strukture poslovnih sastanaka kao način da se izađe iz kolotečine i dođe do novih ideja.
Savet uspešnih
Larry Page, jedan od osnivača kompanije Google, pronašao je recept za vođenje efikasnih sastanaka i u velikim kompanijama: „Neophodno je samo da se ponašate kao da je u pitanju start-up, na početku razvoja, a ne kao da radite u kompaniji od 30.000 ljudi.“ Prema njegovom mišljenju svaki sastanak mora da ima jasno definisanog donosioca odluka. Ukoliko on ne postoji, a naročito ukoliko nema odluke koja bi trebalo da se donese, takav sastanak ne bi trebalo da se održi. Stastanku ne treba da prisustvuje više od deset ljudi, a svako prisutan mora da da svoj doprinos. U suprotnom ne bi trebalo da bude tu.
