Kako organizovati produktivan sastanak?
TEKST: Hans Buster, osnivač Synergy Talents i profesionalni kouč
Bilo da ste zaposleni u nekoj kompaniji ili vodite sopstveni posao, znate koliko je važno da budete upućeni u rad svojih kolega, kao i da ih redovno obaveštavate o svojim poslovnim planovima, o ciljevima svakog odeljenja firme itd. Zbog ovih i još mnogo drugih stvari sazivaju se sastanci, koji imaju za cilj ažurnost, motivaciju i veću produktivnost svih članova jednog tima.
Međutim, često se zaboravi na to da je kvalitet bitniji od kvantiteta, pa tako se nekada na sastancima mogu sresti ljudi koji nisu sigurni ni zbog čega su tačno prisutni, ni zašto bi, na primer, nekoga iz odeljenja tehničke podrške zanimala nova strategija prodaje.
Sasvim sigurno ste se nekada i sami našli u situaciji da prisustvujete sastancima u okviru jedne firme, gde se nađu i ljudi kojima je tema toliko neinteresantna i nevažna za posao koji obavljaju, da crtaju pejzaže po blokčetu, umesto da prate tok sastanka. Kako tačno odrediti ko bi trebalo da prisustvuje ovakvim skupovima i zašto je bitno uopšte to i definisati? Šta učiniti da se takve greške ne dešavaju I da ljudi ne gube svoje dragoceno vreme?
Definišite cilj sastanka
Prvo što treba da uradite je da definišete cilj sastanka. Šta želite da postignete? Da li je to sastanak na kome želite da dobijete izveštaje svih odeljenja za tekući mesec, ili da donesete bitnu odluku, koja će uticati na dalji rad kompanije? Tada ćete znati ko bi od vaših saradnika cenio takav poziv i ne biste pravili bespotrebnu gužvu. Uz to, nećete ostale zaposlene odvajati od njihovih obaveza, jer ako ih u nečemu prekinete, biće im potrebno više vremena da kasnije nastave sa radom. Zato, održite produktivnost na visokom nivou, što je, za odlične rezultate, potrebno svakoj kompaniji.
Najavite prisutne kolege
Kada želite da ponudite svoj proizvod ili uslugu nekoj kompaniji, želite da se uživo sretnete sa potencijalnim klijentom i zato ugovarate sastanak. Međutim, često dve strane ne utanače do detalja sastanak koji im predstoji, pa se desi da, recimo, vi dođete sami na dogovoreno mesto, a tamo vas sačeka čitav tim ljudi sa rokovnicima i fasciklama, dok se vi osećate kao na unakrsnom ispitivanju za zločin koji niste počinili. Ukoliko niste imali u vidu da se običan razgovor pretvori u držanje prezentacije pred stručnom komisijom, ovaj sastanak neće biti uspešan. Kako biste izbegli ovakve susrete, dogovorite se pre sastanka koliko ljudi će istom prisustvovati i obavesite drugu stranu koga planirate da povedete i zbog čega, a zamolite i njih da učine isto. Svima će, bez sumnje, biti prijatnije.
Pošaljite agendu
Još jedan način da sebi i kolegama olakšate radne dane je da svima koje želite da pozovete na sastanak pošaljete agendu najmanje dan ranije. Slanje mejla nikada nije bilo jednostavnije, a danas ga svako i uz pomoć mobilnog telefona može pročitati gde god da se nalazi. Tako će oni biti upućeni u dnevni red I znaće na vreme šta da očekuju i izgubiće manje vremena. Naravno, biće uvereni da se tema poklapa sa njihovim opisom radnog mesta i da će zaista „izvući” potrebne i korisne informacije.
Vreme je resurs koji nepovratno gubimo. U skladu sa tim, svi gore navedeni saveti će vam zaista pomoći da taj resurs ne trošite uzalud i da iz svakog sastanka izvučete najbolje što možete. Takođe ćete poštedeti kancelarijski materijal od besomučnih pokušaja usavršavanja potpisa i crtanja pravilne kocke i ostaviti mesta za konstruktivne beleške i informacije od značaja za naredne poslovne uspehe.
