Kliknuli ste `send` pogrešnoj osobi?
Poslovni mejlovi mogu biti veoma bitni i poverljivi. Greške u komunikaciji su veoma česte i neprijatne. Evo šta treba da uradite ukoliko napravite grešku prilikom slanja mejla na poslu.
1. Kliknuli ste ’send’ pre završetka mejla
Izuzetno je teško ostati miran kada greškom nekome pošaljete nezavršen mejl, sa stilskim i pravopisnim greškama, koji se veoma lako može pogrešno protumačiti. Najpametnija stvar koju možete da uradite u ovakvoj situaciji je da ne idete na aplikacije koje uhode ljude i proveravaju da li su vaše poruke pročitane. Nemate vremena za gubljenje. Umesto da paničite napišite sledeće:
Napravio sam problem kliknuvši ’poslati’ pre nego što sam završio, tako da vas molim da zanemarite prethodni mejl. Izvinite zbog zabune.
2. Slučajno ste pritisnuli ’reply to all’
Ovakva greška može imati dva ishoda. Ili ste svima poslali mejl u kojem ste obavestili šefa kada planirate odmor, ili ste celoj kompaniji poslali mejl sa veoma neumesnim komentarom o kolegi, koji ste nameravali da pošaljete veoma bliskom prijatelju.
U prvom slučaju pokušajte: Pozdrav svima, ups – mejl je bio namenjen (dodate kome) izvinite što vam punim inbox.
U drugom slučaju pokušajte ovim: Izvinite što sam vam slučajno zakrčio inbox! Siguran sam da se kontekst prethodnog mejla može veoma lako pogrešno protumačiti. Molim vas, zanemarite ga.
Nećete se izvući drugim primerom ali je to dobar početak. Osobu koju ste uvredili treba da kontaktirate i lično telefonom i da se izvinite koliko god vam neprijatno bilo.
3. Greške u kucanju
Takve greške najčešće ne zahtevaju dodatnu poruku ili izvinjenje ali složićete se da postoje baš nelagodne situacije i greške koje se mogu pogrešno protumačiti. Greška može da promeni značenje onoga što ste želeli da kažete. Ili na osnovu nje neko može pomisliti da ste nepismeni.
Umesto da se nadate da se čitalac neće obazirati na čitanje, napišite sledeće: Vau, želeo sam da napišem (unesete reč). Definitivno ne treba toliko da žurim i moram da ostavim vremena za proveru.
4. Slanje mejla pogrešnoj osobi
I ova greška dolazi u dva različita scenarija. Ili pošaljete poslonvu poruku pogrešnom kolegi, ili šaljete poverljive informacije nekome izvan firme.
Za prvi scenario pišite: Žao mi je, ovaj mejl je namenjen nekom drugom. Znam da dobijaš gomilu mejlova tako da se osećaj slobodno da ovaj obrišeš.
Drugi scenario je, naravno, mnogo ozbiljniji. Pre nego što kontaktirate pogrešnu osobu kojoj su stigli podaci, obavestite svog nadređenog. Proverite koliko su osetljivi podaci koji su procureli. Zatim se po savetu šefa izvinite osobi kojoj je stigao mejl i ljubazno je zamolite da izbriše poruku.
Foto: pixabay
