Kako izbeći dodatni stres prečestom i prejakom internom komunikacijom?

PinterestFacebookTwitterShare

Piše: Tanja Tatomirović, komunikolog, direktor komunikacija za region 24 zemlje centralno-istočne Evrope u kompaniji Microsoft

Jedna od stvari koju sam naučila u detinjstvu je da ne gomilam materijalna dobra, jer, kako su me učili roditelji, u tom slučaju ne bih prepoznala vrednost ni jedne od tih pojedinačnih stvari.

U svom poslu, kao i u kriznim komunikacijama kojima se bavim već čitavu deceniju, a gotovo sigurno i duže, prepoznala sam princip dovoljnosti. Kada sam radila u petrohemijskoj industriji gde su životi ljudi bili ugroženi svakog dana, kao i kada sam vodila mnogo benigniju krizu kvara Eutelsat satelita, prepoznavala sam da je potrebno da najuži, tzv. v-team zna što više, ali da nisu sve informacije i u svakom trenutku potrebne široj internoj publici u okviru kompanije.

Danas, u doba kada imamo opštu krizu, i kada svakog dana imamo nove informacije, upakovane na razne načine i za različitu publiku, a na osnovu svog dosadašnjeg iskustva, mislim da je potrebno držati se pravila i dalje. Ne praviti paniku komunikacijom, niti komunicirati sve što bi možda, u normalnim okolnostima, bilo potrebno izbaciti na svetlo dana.

  1. JEDNOSTAVNOST JE KLJUČ: Prikupljajte sve raspoložive informacije i grupišite ih po temama. Kanalima komunikacije dajte jednostavne nazive koje će svi pamtiti i koji neće izazivati odbojnost ili mišljenje zaposlenih da je u pitanju neka potpuno irelevantna informacija u doba krize. Jezik komunikacije bi morao da bude jednostavan, mnogo jednostavniji nego inače kada nema krize. Stvari se u doba krize moraju pojednostaviti. U svakom smislu.
  1. ODABIR KANALA KOMUNIKACIJE: Pokušajte da sve relevantne informacije o poslovanju, kao i važnim odlukama koje se tiču zaposlenih, komunicirate na jednom kanalu – website-u, Yammer-u, Microsoft Teams kanalima ili intranetu, ne zatrpavajući ljude paralelno gomilom mailova, prezentacija, linkova. Lakše je temu naći online, na jednom mestu, nego u Inboxu. Lakše je dati komentar online nego uraditi reply-all i sprovoditi chat putem maila. „OK“, „Naravno!“, „Bravo, well done!“ trebalo bi svesti na minimum. Izbegnite stvaranje sličnih kanala komunikacije. Nemojte kopirati sadržaje koji već postoje na nekom drugom, zbirnom, mestu. Nema potrebe za dupliranjem. Pojednostavite!
  1. FREKVENCIJA KOMUNIKACIJE: U kriznim situacijama, posebno ako ste se u njima našli prvi put, pokušajte da držite odluke grupisanima, komunicirane odjednom ili u minimalnom broju emailova, jer svaki email na osetljivu temu donosi stres samim svojim postojanjem, a ne samo obimom sadržaja. Ne biste ni vi sami voleli da imate stres za stresom u nekoliko dana uzastopce. Nemojte slati poruke svim zaposlenima više od jednom sedmično, ili najviše dva puta ukoliko je u pitanju bitna odluka koju treba sprovesti odmah ili informacija koju je potrebno podeliti odmah. Osim što će oslabiti važnost poruka, možda u narednom periodu nećete više imati šta da komunicirate. Neke potrebne akcije ili važne vesti lako mogu biti zanemarene, izgubljene u šumi informacija koje svakog dana ili sata delite.
  1. PRAVI POŠILJALAC I PRAVA PUBLIKA: Priklupljajte informacije o poslovnim uspesima uprkos krizi, grupišite ih, dodajte brojeve, činjenice, stvarni uspeh koji je iza svega toga, i pošaljite ih na pravu publiku. Sigurno je da će zaposleni biti zadovoljni ako u Cc tog maila stavite i menadžment, kako bi se glas dalje čuo, a trud i rezultat postignut u doba krize, kada je rad otežan, dobio na većem značaju. Potrudite sa da uvek znate publiku, kao i da jasno odredite pošiljaoca poruke na širi krug zaposlenih. To ne moraju uvek biti svi zaposleni, niti poruke obavezno mora da šalje CEO. Dozvolite da lideri određenih segmenata pošalju poruku, a da ih CEO podrži ili pohvali svojim odgovorom.
  1. BUDITE FER: Ako već i komuniciate putem maila i to je običaj u vašoj kompaniji, potrudite se da budete i fer. To je posebno bitno u doba krize i pojačanoig stresa. Ako odgovorite reply-all na jednu temu, pokušajte da to isto uradite i na neku drugu, možda vama manje važnu, ali čime biste motivisali članove vašeg tima da rade još bolje. Vaš odgovor, posebno ako ste menadžer, može biti jako bitan za dalje inicijative. Ako dajete odgovore samo na biznis rezultate, a zanemarujete neka druga dostignuća u oblasti marketinga, CSR-a, ili, naprosto, ličnih inicijativa članova vašeg tima, rizikujete da ubijete posvećenost i motivaciju.
  1. USAGLAŠENOST I RELEVANTNOST INFORMACIJA: Ne zaboravite da svaka komunikacija koja ide ka većoj grupi zaposlenih mora biti usaglašena sa kriznim v-timom. Takođe, neophodno je da proverite relevantnost svake informacije i da ne komunicirate bilo šta van sopstvenog domena poslovanja. Ako je u pitanju poslovni uspeh za koji ste čuli od kolega ili dobili informaciju kao input kroz formu putem koje prikupljate takve informacije, idite na lidera tog segmenta da se raspitate o detaljima. Nisu sve informacije uvek relevantne. One dolaze sa raznih strana, uz razne interpretacije. Potrebno je svaku proveriti nekoliko puta, posebno u doba krize, kada smo mi ljudi skloni krajnostima – dramatizaciji situacije, ali, isto tako, i ulepšavanju stvarnosti da bi se kriza, naizgled, ublažila. I, ako postoji pravilo da se komunikacija odobri, onda to znači da biste morali da dobijete odobrenje, čak i za svoju uvodnu reč. U kompanijama koje imaju stručnjake za komunikaciju, oslonite se na njih. Oni će se, možda, poigrati vašim stilom, gramatikom ili interpunkcijom, ali će to uraditi da biste vi izgledali i zvučali bolje i relevantnije.
  1. OTVORENOST I EMPATIJA U KOMUNIKACIJI: U kriznim situacijama, posebno ako su one sa većim uticajem na biznis ili sudbinu zaposlenih, sva čula su izoštrenija nego inače. Pokušajte da odgovorite na sva pitanja koja vam zaposleni postavljaju putem bilo kog kanala komunikacije. Držite se usaglašenih stavova i izjava, ali se potrudite da ne zvučite kao korporativna mašina koja će izbacivati unapred napisane izjave. Pokažite empatiju, podelite sopstvene primere grešaka, osećanja, nemojte izigravati supermena. Budite otvoreni koliko god je to moguće. I, jako važno, nemojte davati uobičajene komentare na uspeh ili neuspeh, na slučajne greške ili propuste. Kriza nije isto stanje svesti. Kriza je vreme kada biste, kao lider, trebali da budete pre svega ljudsko biće. (To biste trebali da budete i kada nema krize. )

Tokom svake krize, bez obzira koliko bi ona velika i značajna mogla biti, zaposleni traže od svojih lidera jasne smernice. Bez obzira da li se zaposleni plaše ili ne, oni imaju pravo da budu zabrinuti za budućnost i da dobiju saosećajne odgovore, ali jasne i otvorene. Ali, ne svakog dana po nekoliko puta.

Izvor: BIZLife