5 tajni uspešnog sastanka

Poslovni sastanak – vreme sjajnih ideja i rešenja ili izgubljeni sati? Zavisi od toga koliko pripremljeni pristupimo poslovnom okupljanju.

U nastavku otkrivamo 5 najvažnijih stvari za uspešan sastanak.

1. Držite sastanak samo kada je to neophodno

Dobro razmotrite da li je sastanak prava forma komunikacije za datu situaciju i izazov sa kojim se tim suočava. Prvo sve dobro logički razmotrite, analizirajte moguća rešenja i ukoliko nijedna druga opcija ne može biti odgovor – sazovite sastanak. Imajte na umu da za komunikaciju mail-om, viber-om, messenger-om  ili whatsapp-om treba manje vremena i da takva razmena ideja često može biti produktivnija od sastajanja uživo. Da bi sastanak bio uspešan potrebno je razmišljati unapred. Zato, pre nego što uputite poziv, pripremite plan sastanka, predvidite vreme za diskusiju i pripremite sve neophodno za susret, uključujući neophodnu tehniku za sastanke koji se održavaju putem skype-a.

2. Pozovite samo neophodne učesnike – igrače, ne posmatrače

U korporacijskoj komunikaciji za neke stvari je važno zvati sve kolege. Međutim, kada se radi o tome ko će se naći na „CC“ mejla za sastanak, važnije je razmišljati o kvalitetu nego o kvantitetu. Veći broj učesnika smanjuje osećaj odgovornosti kod zaposlenih, i otvara prostor za pasivno praćenje diskusije. Istraživanja pokazuju da na standardnim sastancima sa 8 učesnika, samo 70%prisutnih učestvuje u razgovoru.

3. Onaj ko je sazvao sastanak, odgovoran je za njega

Osoba koja drži sastanak jasno i precizno vodi tim kroz agendu i odgovorna je da se očuva fokus teme. Jasna podela odgovornosti doprinosi uspešnom sastanku. Od prisutnih se očekuje da učestvuju, ali samo od osobe koja je sastanka sazvala zavisi da li će kontrolisati diskusiju, pratiti agendu i na kraju doneti zaključke i predložiti naredne korake.

4. Ne zaboravite na naredne korake 

Sastanci su definitivno praćeni sa mnogo priče, ali samo priča praćena akcijom je dobitna kombinacija. Iz diskusije bi trebalo da „nastanu“ naredni koraci. Svaki od učesnika bi trebalo da ima plan narednih koraka i jasnu sliku o tome šta se od njega konkretno očekuje da uradi do narednog sastanka, koji bi trebalo da počne upravo analizom urađenog između dva viđanja. Sastanci mogu biti najjače oružje jednog tima, ali samo „oružje“ koje se upotrebljava na pravi način, će pogoditi metu.

5. Nove tehnologije i vanvremenska zadovoljstva

Vreme je danas najvrednija valuta. Bržim i efektnijim poslovnim susretima, nezaobilazne nove tehnologije nisu saveznik. Iako je sposobnost da se paralelno radi na više polja danas prednost, to nije slučaj kada su sastanci u pitanju. Proveravanje mail-ova, čitanje SMS poruka i stalno gledanje u telefon remete koncentraciju. Zato, ograničite upotrebu novih tehnologija. Naravno, u situacijama kada su nove tehnologije posrednik i neophodne za sastanak, poput „skype for business“ opcije, kompjuter putem kojeg smo povezani sa kolegama iz bilo kog dela sveta nam je dragoceni saveznik. Za opušteniju i lepu atmosferu u susretima „licem u lice“, otvorite prostor za vanvremensko zadovoljstvo. Šoljica sveže skuvane domaće kafe ili espressa učiniće atmosferu opuštenijom, a umorne kolege će vam biti zahvalne na napitku u kojem uživaju sva čula.

Vreme posle sastanka – vreme za Vas

Svaki sastanak je vreme koje iscrpi i koje zahteva maksimalnu koncentraciju. Zato je idealno nakon poslovnog okupljanja odvojiti trenutke za sebe. Ukoliko možete naredni sat pokloniti sebi – idealno. Ako ne – Doncafé vas inspiriše da prepakujete rutinu i zgrabite svoj 25. sat – vreme u danu koje nam svima nedostaje za stvari koje želimo i koje nas ispunjavaju. Čak i ako nemate taj luksuz za minute opuštanja na poslu, dok u radno vreme kuvate sebi omiljenu domaću kafu, Doncafé Moment od 200 g u sebi krije tajnu 25. sata! U svakoj kesici te kafe nalaze se kodovi, koji se pretvaraju u momente, zahvaljujući kojima možete odabrati poklon za sebe u Doncafé Moment benefit programu. Posetite sajt www.25sat.rs i doživite nezaboravne momente u bioskopu, na času šminkanja, kartingu, u prirodi uz rančeve i termose, ili počastite sebe i porodicu ručkom zahvaljujući vaučeru sa dostavom na željenu adresu.

Izvor: PR tekst

Foto: Pixabay